PCR extra: Nuclear Security Summit

Een evenement van ongekende omvang met 58 wereldleiders, vijfduizend leden van internationale delegaties en ruim tweeduizend journalisten uit alle delen van de wereld, dat was de Nuclear Security Summit 2014. Directeur communicatie Ivar Nijhuis van het ministerie van Buitenlandse Zaken was eindverantwoordelijk voor de communicatiestrategie en de coördinatie van het mediacircus rond #NSS2014. Woensdag 14 mei deed Ivar zijn verhaal bij Platform Communicatie Rotterdam. Een select maar zeer geïnteresseerd publiek hing aan zijn lippen.

Waarom Obama liever links van Rutte stond

De voorbereidingen voor de top startten al in 2012. Premier Mark Rutte drong aan op een vernieuwende aanpak en wilde Nederland stevig op de kaart zetten met het evenement. De aanwezigheid van wereldleiders als Barrack Obama, Angela Merkel, Xi Jinping en Shinzo Abe maakte dat er absoluut niets mis mocht gaan. Dat leidde tot een grote druk op de organisatie van de top. “Voor alles wat er mis kon gaan hebben we scenario’s uitgewerkt, terroristische aanslagen, voedselvergiftiging, wangedrag van delegatieleden, we probeerden alles vooraf te doordenken”, aldus Nijhuis.

NSS - 1

Dat de top een doorslaand succes is geworden wil niet zeggen dat er geen angstige momenten zijn geweest. Zoals het ‘renegade’ moment waarop een ongeïdentificeerd vliegtuig het Nederlandse luchtruim in kwam en er direct twee F16’s ter onderschepping de lucht in werden gestuurd. Slordigheidje van de Amerikaanse piloot die zich was vergeten te melden zo bleek, maar alle alarmbellen gingen af. Net als toen een Hagenees met een tas vol wapens op het station werd aangehouden. Het bleek geen terrorist maar een bij de politie bekend lid van de Haagse penose te zijn, maar de aanhouding betekende toch weer een moment van schrik. In deze situaties toonde de gecoördineerde communicatieaanpak, waarin alle betrokken organisaties – politie, defensie, gemeente, departementen en terrorismebestrijder NCTV – deelnamen, zijn meerwaarde. “Journalisten die de diverse instanties gingen afbellen kwamen telkens uit bij dezelfde tafel”, vertelde Nijhuis. Daardoor werd elk incident meteen in de kiem gesmoord.

Nieuw in de communicatieaanpak was het speciale programma dat voor de wachtende internationale pers werd gehouden. Nijhuis: “Als journalisten zich eenmaal geïnstalleerd hebben voor zo’n top dan begint voor hen doorgaans ‘the big wait’, het wachten op de slotverklaring. Tussendoor komt er immers maar weinig nieuws naar buiten. Om dit te ondervangen hadden we een speciaal mediaprogramma ontwikkeld met medewerking van Charles Groenhuijsen. Het bestond ondermeer uit een serie van presentaties van internationale deskundigen over de nucleaire problematiek. Zo droegen we bij aan het kennisniveau van journalisten en daarmee de kwaliteit van de berichtgeving. Die aanpak werd zeer gewaardeerd.”

NSS - 2

Trots op Nederland!

De centrale doelstelling in de communicatie was het bewerkstelligen van een gevoel van trots dat Nederland dit belangrijke evenement op een goede manier wist te organiseren. Daarbij was het streven om vooral mensen zelf dat verhaal te laten vertellen. Meer specifiek werd langs vier sporen gewerkt: 1) communicatie over de inhoud en organisatie van de top; 2) communicatie over de veiligheid en verkeersmaatregelen; 3) Holland-branding en de positionering van Den Haag als stad van Recht en Vrede en 4) crisiscommunicatie.

In alle opzichten zijn de communicatiedoelstellingen gehaald, ondanks het feit dat de gemiddelde Nederlandse burger eigenlijk alleen maar last had van de top. Het Obama-effect en het mooie weer droegen echter sterk bij aan een positief gevoel, net als de vlekkeloze organisatie van het evenement. De vernieuwende aanpak van de top, met onder meer scenario based policy discussions, haardvuursessies, videostatements in plaats van toespraken en een volledig papierloze documentenstroom, kwam goed uit de verf. Kort na de top kwamen er al verzoeken van andere grote landen om de Nederlandse aanpak over te nemen.

Hoezeer de Nederlandse aanpak werd gewaardeerd, werd mooi verwoord door president Obama op de door Ivar Nijhuis geleide slotpersconferentie met Mark Rutte: http://nos.nl/video/627968-obama-it-has-been-truly-gezellig.html (video). Let op hoe fraai uitgelicht de president er bij staat. En oh ja, waarom stond Obama nou links van Rutte in plaats van rechts zoals het protocol voorschrijft? Omdat hij dan bij het handenschudden opendraait naar de camera…. jawel, oog voor detail kan de Amerikaanse communicatieadviseurs niet worden ontzegd!